Ce développement permet à l'hôtelier d'encaisser les réservations de manière automatique selon les pénalités configurées dans les politiques d'annulation liées aux conditions. De même, il permettra également la possibilité d'encaisser la pénalité lors du processus de réservation lorsqu'il y a déjà eu des frais engagés au moment de confirmer la réservation.
D'autre part, il permettra également de voir la prévision des encaissements, les encaissements exécutés et l'état de chacun d'eux. Dans le cas où un encaissement n'a pas pu être exécuté automatiquement, il sera notifié sur l'écran « Encaissements automatiques » ainsi que par e-mail.
Considérations préalables
Chaque fois que nous intégrerons une nouvelle plateforme qui tokenise les cartes, il faudra demander à l'ajouter au développement des encaissements automatiques. Une fois que nous l'aurons intégré depuis Witbooking ce sera possible de l'utiliser avec des encaissements automatiques.[Saut de texte]
Il y a une liste de corrections/améliorations qui seront apportées : Liste des bugs des Encaissements Automatiques.docx
Comment activer les encaissements automatiques
Pour activer la possibilité d'avoir les encaissements automatiques, nous trouverons une case à cocher dans « Intégrations > Configuration Manager > Gestionnaires ». Là, nous trouverons la case à cocher avec le copier suivant :
Activer la configuration d'encaissement automatique selon la politique d'annulation
--> Il sera désactivé par défaut, par conséquent, si quelqu'un veut l'activer, ce sera sur demande.
Une fois cette case à cocher activée, nous verrons que dans Paramètres > Politiques d'annulation apparaissent deux nouvelles colonnes : « Frais automatiques » et « Encaissement en ligne des frais » :
Ainsi, tant dans la modification de la politique que lorsque nous en créerons une nouvelle, nous verrons apparaître deux nouvelles cases à cocher :
Activer l'encaissement automatique selon les politiques d'annulation
Si nous activons cette option, la réservation sera encaissée selon les délais définis dans les pénalités d'annulation.
Effectuer le premier encaissement en ligne - lors de frais engagés au moment de la réservation
En activant cette deuxième option et si des frais sont engagés au moment de la réservation, le dépôt de la politique sera encaissé.
Important : on peut activer uniquement la première case à cocher, ou les deux. Mais on ne peut pas activer uniquement la deuxième case à cocher (pour le moment BO le permet, mais ce sera corrigé pour ne pas permettre de sélectionner uniquement la deuxième case à cocher).
Nouveautés BO
Si nous activons dans « Configuration Manager » la case à cocher de « Activer la configuration d'encaissement automatique selon la politique d'annulation » nous verrons les changements suivants dans BO :
Dans Liste des réservations / Liste des réservations étendue nous verrons un nouveau bouton qui s'appelle « Liste des encaissements ».
Dans la colonne actions nous verrons une nouvelle icône qui en cliquant redirige vers l'écran de liste des encaissements automatiques avec la réservation (Pxxxxxx) sélectionnée filtrée et ne seront listées que les lignes d'encaissement générées pour cette réservation.
Dans voir détails de la réservation nous verrons également un nouveau bouton « Encaissements automatiques » et en cliquant dessus, il redirige vers l'écran de liste des encaissements automatiques avec la réservation (Pxxxxxx) sélectionnée filtrée et ne seront listées que les lignes d'encaissement générées pour cette réservation.
Liste des encaissements automatiques: il s'agit d'un nouvel écran où nous trouvons toutes les informations relatives aux ordres d'encaissement qui sont générés. À prendre en compte :
État Rés. = c'est l'état de la réservation.
Concept = c'est l'ID de la politique d'annulation.
Date estimée d'encaissement = elle est pré-calculée et l'heure est indiquée selon le fuseau horaire de la propriété.
Date tentative d'encaissement = date à laquelle on tente d'encaisser avec succès ou non.
Date d'encaissement = date à laquelle l'encaissement est effectif. État de l'encaissement = indique l'état de l'encaissement et sera mis à jour au fur et à mesure que les ordres seront exécutés selon la date d'encaissement.
Tentatives = indique le nombre de tentatives d'encaissement.
Il y aura jusqu'à 3 tentatives automatiques d'encaissement. Si ce sont des tentatives échouées, lorsque la troisième arrivera, une nouvelle icône apparaîtra dans « actions » pour réessayer l'encaissement. Dans la colonne actions nous verrons :
Comportement des ordres d'encaissement
Option 1 : nous avons uniquement la première case à cocher activée dans la politique d'annulation
Moteur: le montant du dépôt correspondant à la condition de la réservation est indiqué.
Liste BOen accédant à la liste des encaissements, je vois les ordres générés pour cette réservation selon la politique d'annulation qui est activée, l'encaissement automatique sera effectué en fonction des pénalités configurées au moment de la confirmation de la réservation.
EXEMPLE PRATIQUE :
Condition: cg (encaissement 0% dépôt)
Politique d'annulation: « semi », les plages de pénalisation sont :
Premier rang : de la date de réservation jusqu'à 14 jours avant le check-in = 0%
Deuxième rang : de 13 jours avant le check-in jusqu'à 3 jours avant = 20%
Troisième rang : 2 jours avant le check-in à 11h = 100%
Réservation:
Cas 1: aujourd'hui le 24/10/2025 je fais une réservation pour le 25/11/2025 pour un prix de 195€ (sans tenir compte des taxes):
Nous sommes dans le premier rang, par conséquent, deux ordres d'encaissement seront créés :
Date estimée d'encaissement 12/11/2025 23:59 = 39€ (correspondant à 20%)
Date estimée d'encaissement 23/11/2025 11:00 = 156€ (correspondant à 100%, mais en tenant compte que nous avons déjà payé 20%).
Cas 2: aujourd'hui le 24/10/2025 je fais une réservation pour le 1/11/2025 pour un prix de 195€ (sans tenir compte des taxes):
Nous sommes dans le deuxième rang, par conséquent, deux ordres d'encaissement seront créés, mais une avec une date antérieure à aujourd'hui :
Date estimée d'encaissement 19/10/2025 23:59 = 39€ (20%), sera encaissé plus ou moins dans l'heure suivant la réservation effectuée.
Date estimée d'encaissement 30/10/2025 11:00 = 156€ (correspondant à 100%, mais en tenant compte que nous avons déjà payé 20%).
Cas 3:aujourd'hui le 24/10/2025 je fais une réservation pour le 25/10/2025 pour un prix de 195€ (sans tenir compte des taxes):
Nous sommes dans le troisième rang, par conséquent, deux ordres d'encaissement seront créés, toutes deux avec une date antérieure à aujourd'hui :
Date estimée d'encaissement 12/10/2025 23:59 = 39€ (20%), sera encaissé plus ou moins dans l'heure suivant la réservation effectuée.
Date estimée d'encaissement 23/10/2025 11:00 = 156€ (correspondant à 100%, mais en tenant compte que nous avons déjà payé 20%).Sera encaissé plus ou moins dans l'heure suivant la réservation effectuée.
Option 2 : nous avons les deux cases à cocher activées dans la politique d'annulation
Moteur:
Si à la date de réservation, il n'y a pas de frais engagés → Le montant du dépôt correspondant à la condition de la réservation est indiqué. Si à la date de réservation, il y a déjà des frais engagés → Le montant du dépôt correspondant à la politique d'annulation est substitué et il est encaissé lors du processus de confirmation de réservation.
Dans ce cas, aucun ordre d'encaissement ne sera créé pour ce segment de frais déjà engagés.
Liste BO: les réservations avec la politique d'annulation qui a l'encaissement automatique activé seront encaissées en fonction des pénalités configurées au moment de la confirmation de la réservation.
EXEMPLE PRATIQUE:
Condition: cg (encaissement 0% dépôt)
Politique d'annulation: « semi », les plages de pénalisation sont :
Premier rang : de la date de réservation jusqu'à 14 jours avant le check-in = 0%
Deuxième rang : de 13 jours avant le check-in jusqu'à 3 jours avant = 20%
Troisième rang : 2 jours avant le check-in à 11h = 100%
Réservation:
Cas 1: aujourd'hui le 24/10/2025 je fais une réservation pour le 20/11/2025 pour un prix de 195€ (sans tenir compte des taxes):
Nous sommes dans le premier rang, par conséquent, lors du checkout s'affiche le dépôt de la condition (0%) et les deux ordres d'encaissement suivants sont créés :
Date estimée d'encaissement 7/11/2025 23:59 = 39€ (20% second rang).
Date estimée d'encaissement 18/11/2025 11:00 = 156€ (correspondant à 100%, mais en tenant compte que nous avons déjà payé 20%)
Cas 2: aujourd'hui le 24/10/2025 je fais une réservation pour le 30/10/2025 pour un prix de 195€ (sans tenir compte des taxes):
Nous sommes dans le deuxième rang, par conséquent, lors du checkout s'affiche le dépôt de la politique d'annulation du deuxième rang car nous engageons déjà des frais (dans le checkout s'affiche 39€).
Cas 3 :aujourd'hui le 24/10/2025 je fais une réservation pour le 25/10/2025 pour un prix de 195€ (sans tenir en compte des taxes): Une seule facture de recouvrement est créée pour le troisième niveau de pénalité :
Date de recouvrement estimée 28/10/2025 11j = 156€ (correspondant à 100 %, mais en tenant compte du fait que nous avons déjà payé 20 %)
Cas 3: aujourd'hui le 24/10/2025 je fais une réservation pour le 25/10/2025 pour un prix de 195€ (sans tenir compte des taxes) :
Nous sommes dans le troisième niveau, donc lors du checkout le dépôt de la politique d'annulation du troisième niveau apparaît car nous engageons des frais (au checkout il apparaît 195€, le total sans taxes). AUCUNE facture de recouvrement n'est créée, car nous avons tout déjà encaissé.
Méthodes de paiement disponibles pour les « Recouvrements Automatiques »
Les méthodes de paiement actuellement disponibles pour les « Recouvrements Automatiques » sont :
PaynoPain_v3
Stripe
Addon
Adyen
Paycomet
FreedomPay
Sipay
Septeopayments
TPE
IMPORTANT POUR LES RECOUVREMENTS AUTOMATIQUES AVEC TPE : les recouvrements automatiques ne peuvent pas être activés sur n'importe quel moteur ayant un TPE et le demandant.
Ils devront d'abord vérifier avec leur banque que le TPE PERMET tokeniser.
Concernant les autres méthodes de paiement qui ne figurent pas dans la liste, aucune facture de recouvrement ne sera créée, même si elles ont une politique d'annulation avec recouvrements automatiques activée. Pour le moment, l'icône apparaîtra dans la liste des réservations et le bouton « recouvrements automatiques » dans « voir la réservation », bien que si nous cliquons, nous soyons redirigés et qu'il n'y ait pas de données (il est prévu de corriger cela pour que ni l'icône ni le bouton n'apparaissent dans ces cas).
Considérations générales
Modification de réservation: modification depuis le BO ou en tant que client depuis la réservation, les recouvrements futurs en attente sont annulés, les cas sont :
changement de checkin ou checkout
changement de stock
changement de montant
changement de quantité de caution
changement dans les extras
Annulations: en cas d'annulation, la colonne du statut de la réservation est mise à jour, et le statut des ordres de recouvrement qui n'ont pas été exécutés passe à l'état Annulé. Par ailleurs, les ordres déjà encaissés pour des réservations annulées restent dans le statut de recouvrement ok.
IMPORTANT: que ce soit en cas d'annulation ou de modification, le même comportement doit être appliqué = c'est-à-dire qu'au moment de la modification / annulation, il faut tenir compte si les ordres de recouvrement sont encaissés ou non (PAS la date de recouvrement estimée).
Emails:
Une fois les 3 tentatives automatiques de recouvrement échouées, un email est envoyé avec l'objet : Automatic Payment Failure - {ticker_motor}, Mxxxxxxx | Pxxxxxxx
Pour les réservations modifiées ou annulées, l'email envoyé a pour objet : Automatic Payment Cancelled - {ticker_motor}, Mxxxxxxx | Pxxxxxxx
L'email est envoyé aux destinataires de confirmation de réservation et, actuellement, une copie est également envoyée à alert@witbooking.com afin que nous recevions la copie.
Bouton d'annulation de recouvrement : doit seulement apparaître pour les ordres futurs. Actuellement, il tient compte de la date estimée, si la date est antérieure à aujourd'hui, le bouton d'annulation n'apparaît PAS, mais il devrait apparaître puisqu'aucun recouvrement n'a encore été exécuté.
Section « Effectuer recouvrement / remboursement » de « Voir réservation » : dès qu'un ordre de recouvrement est exécuté, il apparaîtra dans la section de la liste des transactions du « voir détail » de la réservation. De là, il sera possible de continuer à effectuer des frais et des remboursements.
Exemple :
Dans les cas où il y a une « M » avec plusieurs «Ps” et que la date estimée de recouvrement coïncide, ce que nous ferons sera de regrouper l'ordre de recouvrement et une seule ordre sera émise (ce ne sera pas fait par réservation).
Ceci est ainsi car il peut arriver que la passerelle de paiement, voyant qu'il y a beaucoup de transactions, la bloque et qu'elles ne soient pas émises.
Si le recouvrement automatique est tenté 3 fois, voici ce qui se passera dans ces cas :
Le bouton «retry » apparaîtra avec l'alerte « recouvrement échoué » = lorsque je clique sur l'un des retries le modal s'affiche indiquant que je vais encaisser toutes les réservations P qui peuvent être regroupées et liées à la même M. Cela peut donner KO ou OK (si c'est KO, le retry réapparaît avec le timer de 5 minutes) si c'est OK, le bouton disparaît pour toutes les réservations P liées à la même date estimée.
Lorsque nous cliquons sur le bouton RETRY et que le processus donne OK ou KO, le message qui apparaît est le suivant :
FR : La demande de recouvrement a été envoyée. Veuillez vérifier dans quelques instants.
ENG : The payment request has been sent. Please check again in a moment.
FR : La demande de paiement a été envoyée. Veuillez vérifier dans quelques instants.
VIDÉO : Télécharger la vidéo explicative
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