Este desarrollo permite al hotelero poder hacer cobros sobre las reservas de manera automática según las penalizaciones configuradas en las políticas de cancelación vinculadas a las condiciones. Asimismo, también permitirá la posibilidad de cobrar la penalización en el proceso de reserva cuando ya se haya incurrido en gastos en el momento de confirmar la reserva.
Por otro lado, también permitirá ver la previsión de cobros, los cobros ejecutados y el estado de cada uno de ellos. En el caso que no se haya podido ejecutar de forma automática algún cobro, se notificará en la pantalla de “Cobros automáticos” así como vía email.
Consideraciones previas
Cada vez que integremos una nueva plataforma que tokenice tarjetas se ha de solicitar añadirla al desarrollo de cobros automáticos. Una vez desde Witbooking lo tengamos integrado, entonces se podrá utilizar con cobros automáticos.[Text Wrapping Break]
Hay un listado de correcciones/mejoras que se irán haciendo: Listado bugs de Cobros Automáticos.docx
Cómo activar los cobros automáticos
Para activar la posibilidad de tener los cobros automáticos, encontraremos un check en “Integraciones > Configuration Manager > Gestores”. Ahí encontraremos el check con el copy siguiente:
Habilitar configuración de cobro automático según política de cancelación
--> Estará desactivado por defecto, por lo tanto, si alguien lo quiere activar será bajo petición.
Una vez se haya activado este check, veremos que en Configuración > Políticas de cancelación aparecen dos columnas nuevas: “Cargos automáticos” y “Cobro online gastos”:
De esta manera tanto en la edición de la política como cuando creemos una nueva, nos aparecerán dos checks nuevos:
Habilitar cobro automático según políticas de cancelación
Si activamos esta opción, se cobrará la reserva según los plazos definidos en las penalizaciones de cancelación.
Ejecutar primer cobro online - al incurrir en gastos en el momento de la reserva
Al activar esta segunda opción y si se incurre en gastos en el momento de la reserva se cobrará el depósito de la política.
Importante: se puede activar solamente el primer check, o bien los dos. Pero no se puede solamente activar el segundo check (de momento BO lo permite, pero se arreglará para no permitir seleccionar solamente el segundo check).
Novedades BO
Si activamos en “Configuration Manager” el check de “Habilitar configuración de cobro automático según política de cancelación” veremos los siguientes cambios en BO:
En Listado de Reservas / Listado de Reservas Ampliado veremos un nuevo botón que se llama “Listado de cobros”.
En la columna acciones veremos un icono nuevo que al clicarlo redirige a la pantalla de listado de cobros automáticos con la reserva (Pxxxxxx) seleccionada filtrada y se listarán sólo las líneas de cobro generadas para esa reserva.
En ver detalles de la reserva también veremos un nuevo botón “Cobros automáticos” y al clicarlo redirige a la pantalla de listado de cobros automáticos con la reserva (Pxxxxxx) seleccionada filtrada y se listarán sólo las líneas de cobro generadas para esa reserva.
Listado de cobros automáticos: es una nueva pantalla donde encontramos toda la información relativa a las órdenes de cobro que se van generando. A tener en cuenta:
Res.Estado = es el estado de la reserva.
Concepto = es el ID de la política de cancelación.
Fecha estimada de cobro = se pre-calcula y se indica la hora según el huso horario de la propiedad.
Fecha intento de cobro = fecha en la que se intenta hacer el cobro con éxito o sin.
Fecha cobro = fecha en la que se hace efectivo el cobro.
Estado cobro = indica el estado del cobro e irá actualizándose a medida que se ejecuten las órdenes según fecha de cobro.
Intentos = indica el número de intentos de cobro. Se harán hasta 3 intentos automáticos de cobro. Si son intentos frustrados, cuando llegue el tercero aparecerá un nuevo icono en “acciones” para reintentar el cobro.
En la columna acciones veremos:
Comportamiento órdenes de cobro
Opción 1: tenemos solamente el primer check puesto en la política de cancelación
Motor: se indica el importe de depósito correspondiente a la condición de la reserva.
Listado BO: al acceder al listado de cobros veo las órdenes generadas para esa reserva según la política de cancelación que tenga habilitada, el cobro automático se cobrarán en función de las penalizaciones configuradas en el momento de la confirmación de la reserva.
EJEMPLO PRÁCTICO:
Condición: cg (cobro 0% depósito)
Política de cancelación: “semi”, los rangos de penalización son:
Primer rango: desde fecha de reserva hasta 14 días antes del check in = 0%
Segundo rango: desde 13 días antes del check in hasta 3 días antes = 20%
Tercer rango: 2 días antes del check in a las 11h = 100%
Reserva:
Caso 1: hoy día 24/10/2025 hago una reserva para el día 25/11/2025 por precio de 195€ (sin tener en cuenta tasas):
Estamos dentro del primer rango, por lo tanto, se crearán dos órdenes de cobro:
Fecha estimada de cobro 12/11/2025 23:59 = 39€ (corresponde al 20%)
Fecha estimada de cobro 23/11/2025 11:00 = 156€ (correspondiente al 100%, pero teniendo en cuenta que ya hemos pagado un 20%).
Caso 2: hoy día 24/10/2025 hago una reserva para el día 1/11/2025 por precio 195€ (sin tener en cuenta tasas):
Estamos dentro del segundo rango, por lo tanto, se crearán dos órdenes de cobro, pero una con fecha anterior a hoy:
Fecha estimada de cobro 19/10/2025 23:59h = 39€ (20%), se cobrará más o menos dentro de la hora siguiente a la reserva hecha.
Fecha estimada de cobro 30/10/2025 11:00h = 156€ (correspondiente al 100%, pero teniendo en cuenta que ya hemos pagado un 20%).
Caso 3: hoy día 24/10/2025 hago una reserva para el día 25/10/2025 por precio 195€ (sin tener en cuenta tasas):
Estamos dentro del tercer rango, por lo tanto, se crearán dos órdenes de cobro, ambas con fecha anterior a hoy:
Fecha estimada de cobro 12/10/2025 23:59h = 39€ (20%), se cobrará más o menos dentro de la hora siguiente a la reserva hecha.
Fecha estimada de cobro 23/10/2025 11:00h = 156€ (correspondiente al 100%, pero teniendo en cuenta que ya hemos pagado un 20%). Se cobrará más o menos dentro de la hora siguiente a la reserva hecha.
Opción 2: tenemos los dos checks puestos en la política de cancelación
Motor:
Si en la fecha de reserva no se incurre en gastos → Se indica el importe de depósito correspondiente a la condición de la reserva.
Si en la fecha de reserva ya se incurre en gastos → Se sustituye el importe de depósito correspondiente por política de cancelación y se cobra en el proceso de confirmación de reserva.
En este caso no se creará una orden de cobro por ese tramo de penalización que ya se ha incurrido en gastos.
Listado BO: las reservas con la política de cancelación que tenga habilitado el cobro automático se cobrarán en función de las penalizaciones configuradas en el momento de la confirmación de la reserva.
EJEMPLO PRÁCTICO:
Condición: cg (cobro 0% depósito)
Política de cancelación: “semi”, los rangos de penalización son:
Primer rango: desde fecha de reserva hasta 14 días antes del check in = 0%
Segundo rango: desde 13 días antes del check in hasta 3 días antes = 20%
Tercer rango: 2 días antes del check in a las 11h = 100%
Reserva:
Caso 1: hoy día 24/10/2025 hago una reserva para el 20/11/2025 por precio de 195€ (sin tener en cuenta tasas):
Estamos dentro del primer rango, por lo tanto, en checkout sale el depósito de la condición (0%) y se crean las dos órdenes de cobro siguientes:
Fecha estimada de cobro 7/11/2025 23:59h = 39€ (20% segundo rango).
Fecha estimada de cobro 18/11/2025 11:00h = 156€ (correspondiente al 100%, pero teniendo en cuenta que ya hemos pagado un 20%)
Caso 2: hoy día 24/10/2025 hago una reserva para el 30/10/2025 por precio de 195€ (sin tener en cuenta las tasas):
Estamos dentro del segundo rango, por lo tanto, en checkout nos sale el depósito de la política de cancelación del segundo rango ya que estamos ya incurriendo en gastos (en checkout sale 39€). Se crea una sola orden de cobro referente al tercer rango de penalización:
Fecha estimada de cobro 28/10/2025 11j = 156€ (correspondiente al 100%, pero teniendo en cuenta que ya hemos pagado un 20%)
Caso 3: hoy día 24/10/2025 hago una reserva para el 25/10/2025 por precio de 195€ (sin tener en cuenta las tasas):
Estamos dentro del tercer rango, por lo tanto, en checkout nos sale el depósito de la política de cancelación del tercer rango ya que estamos incurriendo en gastos (en checkout sale 195€, el total sin tasas). NO se crea ninguna orden de cobro, ya que lo hemos cobrado todo ya.
Métodos de pago disponibles para “Cobros Automáticos”
Los métodos de pago disponibles actualmente para los “Cobros Automáticos” son:
PaynoPain_v3
Stripe
Addon
Adyen
Paycomet
FreedomPay
Sipay
Septeopayments
TPV
IMPORTANTE PARA COBROS AUTOMÁTICOS CON TPV: los cobros automáticos no se pueden activar en cualquier motor que tenga TPV y lo solicite.
Previamente deberán comprobar con su banco que el TPV SÍ permite tokenizar.
En cuanto a los demás métodos de pago que no están en la lista, no se crearan órdenes de cobro, aunque tengan una política de cancelación con cobros automáticos habilitado. Ahora bien, por el momento aparecerá el icono en el listado de reservas y el botón “cobros automáticos” dentro del “ver reserva”, aunque si clicamos nos redirige y no hay datos (está previsto arreglar esto para que no aparezca ni el icono ni el botón en estos casos).
Consideraciones generales
Modificación de reserva: modificación desde el BO o como cliente desde la reserva, se cancelan los cobros futuros pendientes, los casos son:
cambio de checkin o checkout
cambio de inventario
cambio de importe
cambio de cantidad de garantía
cambio en los extras
Cancelaciones: cuando hay una cancelación se actualiza la columna del estado de reserva, y el estado de las órdenes de cobro que no se hayan ejecutado pasan a estado Cancelado. Por otro lado, las órdenes cobradas de reservas canceladas se mantienen en el estado de cobro ok.
IMPORTANTE: tanto en cancelaciones como en modificaciones tiene que hacer el mismo comportamiento = es decir, en el momento de la modificación / cancelación se debe tener en cuenta si las órdenes de cobro están cobradas o no lo están (NO la fecha estimada de cobro).
Emails:
Una vez hechos los 3 intentos automáticos de cobro y falla, se envía un email con el asunto: Automatic Payment Failure - {ticker_motor}, Mxxxxxxx | Pxxxxxxx
Para reservas modificadas o canceladas, el email que se envía tiene por asunto: Automatic Payment Cancelled - {ticker_motor}, Mxxxxxxx | Pxxxxxxx
El email se envía a los receptores de confirmación de reserva y en estos momentos también se ha puesto en copia a alert@witbooking.com para que nos llegue a nosotros la copia.
Botón de cancelar cobro: solamente tiene que salir para órdenes futuras. Ahora mismo tiene en cuenta la fecha estimada, si la fecha es anterior a hoy NO sale el botón de cancelar, pero SÍ debería salir ya que no se ha ejecutado el cobro todavía.
Apartado “Efectuar cobro / devolución” de “Ver reserva”: en el momento en que se ejecuta una orden de cobro, ésta aparecerá en el apartado del listado de transacciones del “ver detalle” de la reserva. Des de allí se podrán seguir haciendo cargos y devoluciones.
Ejemplo:
En los casos en que haya una “M” con varias “Ps” y coincidan la fecha estimada de cobro, lo que haremos será agrupar la orden de cobro y se emitirá una sola orden (no se hará por reserva).
Esto es así ya que puede pasar que la pasarela de pago al ver que hay muchas transacciones, lo bloquee y no se emitan.
En el caso que se intente hacer el cobro automático 3 veces, ocurrirá lo siguiente en estos casos:
Aparecerá el botón de “retry” junto con la alerta de “cobro fallido” = cuando clico uno de los retrys sale el modal de que voy a cobrar todas las reservas P que se puedan agrupar vinculadas a la misma M. Puede dar KO o OK (si es KO vuelve a salir el retry con el timer de 5 minutos) si es OK desaparece el botón de todas las reservas P que están vinculadas con misma fecha estimada.
Cuando le damos al botón de RETRY y el proceso da OK o KO, el mensaje que nos aparecerá será el siguiente:
ES: Se ha enviado la solicitud de cobro. Revíselo en unos instantes.
ENG: The payment request has been sent. Please check again in a moment.
FR: La demande de paiement a été envoyée. Veuillez vérifier dans quelques instants.
VIDEO: Descargar video explicativo
¿Le ha sido útil este artículo?
¡Qué bien!
Gracias por sus comentarios
¡Sentimos mucho no haber sido de ayuda!
Gracias por sus comentarios
Sus comentarios se han enviado
Agradecemos su esfuerzo e intentaremos corregir el artículo