Emails personnalisés dans l’Agrégateur

Le Gestionnaire d’emails personnalisés permet aux chaînes hôtelières de centraliser la création et la gestion des modèles d’emails depuis le moteur Agrégateur (******_agr).

Lors de la création ou de la modification d’un modèle dans l’Agrégateur, vous pouvez sélectionner les moteurs de réservation des hôtels auxquels vous souhaitez l’appliquer. Les modèles peuvent ainsi être partagés avec les établissements sélectionnés, garantissant une communication homogène dans toute la chaîne sans avoir à configurer chaque moteur individuellement.

De plus, chaque hôtel peut conserver ses propres paramètres d’expéditeur et décider s’il souhaite utiliser le modèle partagé comme modèle par défaut.

2. Types de modèles

Le système permet d’utiliser deux types de modèles :

• Modèles par défaut (Default) : Ils utilisent la structure standard du système et s’adaptent visuellement à l’identité de chaque hôtel, notamment grâce à ses logos et à ses couleurs.

• Modèles personnalisés (Custom) : Ils permettent de personnaliser le contenu et la mise en page des emails à l’aide du HTML, afin d’adapter les communications aux besoins de la chaîne.

Avant d’enregistrer un modèle personnalisé dans l’Agrégateur, il est obligatoire de renseigner l’objet et le corps du message dans toutes les langues actives de la chaîne.

3. Comment partager un modèle depuis l’Agrégateur

Pour distribuer un modèle aux différents hôtels de la chaîne :

1. Accédez à la section Emails de l’Agrégateur.

2. Créez un nouveau modèle ou modifiez-en un existant.

3. Sélectionnez le type d’email et le destinataire correspondant.

4. Configurez le contenu, le design et, le cas échéant, les délais d’envoi.

5. Sélectionnez les moteurs de réservation des établissements auxquels vous souhaitez appliquer le modèle.

6. Complétez les traductions obligatoires s’il s’agit d’un modèle personnalisé.

7. Enregistrez la configuration.

Le modèle sera partagé avec les moteurs de réservation sélectionnés.

Important : Un même moteur ne peut pas être associé à deux modèles ayant la même combinaison de type d’email et de destinataire. Si un établissement possède déjà un modèle attribué avec cette combinaison, il apparaîtra en gris et sera désactivé dans le sélecteur.

4. Configuration des délais d’envoi

Certains types d’emails permettent de configurer le moment de leur envoi. Ces paramètres sont gérés exclusivement depuis l’Agrégateur.

• Délai : Permet de définir le temps d’attente avant l’envoi des emails de paiement échoué, d’abandon de panier et de processus abandonné.

• Nombre de jours avant le check-in : Permet de configurer le nombre de jours avant l’arrivée auquel l’email de pré-séjour sera envoyé.

• Nombre de jours après le check-out : Permet de configurer le nombre de jours après le départ auquel l’email de post-séjour sera envoyé.

Lorsqu’un modèle est partagé, ces paramètres ne peuvent pas être modifiés depuis le moteur individuel.

5. Fonctionnement du modèle dans chaque hôtel

Lorsqu’un établissement hérite d’un modèle depuis l’Agrégateur, celui-ci est identifié par le statut Partagé.

Dans le moteur individuel, le contenu, le type d’email et les paramètres de délai d’envoi sont verrouillés. Pour modifier ces champs, il est nécessaire d’accéder à l’Agrégateur.

6. Destinataires des emails de confirmation

Lorsqu’un modèle partagé de l’Agrégateur est utilisé, les destinataires configurés dans l’Agrégateur et ceux configurés dans le moteur individuel sont cumulés.

Cela signifie que l’email sera envoyé aussi bien aux destinataires centralisés de la chaîne qu’aux destinataires propres à chaque hôtel.

7. Recommandations d’utilisation

Pour garantir le bon fonctionnement des communications dans tous les hôtels, nous recommandons de :

• Vérifier les langues actives de la chaîne avant d’enregistrer un modèle personnalisé.

• Contrôler les établissements sélectionnés lors de la création ou de la modification d’un modèle.

• Vérifier le champ Modèle par défaut dans chaque moteur individuel.

• Vérifier les délais d’envoi depuis l’Agrégateur pour les emails différés.

• Effectuer un envoi de test en sélectionnant un établissement précis.

• Vérifier les informations de l’expéditeur et les destinataires, tant au niveau de l’Agrégateur qu’à celui de chaque hôtel.