Encaissements automatiques

Ce développement permet à l'hôtelier d'effectuer des encaissements sur les réservations de manière automatique en fonction des pénalités configurées dans les politiques d'annulation liées aux conditions. Il permet également d'encaisser la pénalité lors du processus de réservation une fois que des frais ont été engagés au moment de confirmer la réservation. 

Il permet également d'avoir dans une liste la prévision des encaissements, les encaissements effectués et l'état de chacun d'eux. 
 
Ci-dessous nous précisons les spécifications de ce développement.

Considérations préalables à l'activation

Pour pouvoir procéder à l'activation des encaissements automatiques, l'établissement doit avoir souscrit une passerelle de paiement quitokenise les cartes,vous pouvez consulter les méthodes de paiement disponibles dans notre moteur depuis ce manuel : Tous les modes de paiement disponibles dans le moteur de réservation 

L'hôtel doit avoir souscrit un service Witbooker+ ou supérieur pour pouvoir procéder à l'activation.

Comment activer les encaissements automatiques

Pour activer les encaissements automatiques, nous aurons besoin que vous nous fassiez parvenir une demande via leportail client dès que nous vous l'aurons activé, l'un de nos agents vous avisera pour que vous puissiez procéder à la configuration.

Configuration des encaissements automatiques

La configuration des encaissements automatiques sefait depuis la section configuration > politiques d'annulation. Dans cette section, deux nouvelles colonnes apparaîtront : « Frais automatiques » et « Paiement en ligne des frais » :

Il s'agit d'un nouvel écran accessible depuis Liste des réservations / Liste des réservations étendue, via ce bouton : 

Dans cette liste, nous trouvons toutes les informations relatives aux ordres de paiement qui sont générés.

• État Rés.: est l'état de la réservation.

• Concept : est l'ID de la politique d'annulation.

• Date de paiement estimée : estpré-calculée et l'heure est indiquée selon le fuseau horaire de la propriété.

• Date de tentative de paiement : date à laquelle le paiement est tenté avec succès ou non.

• Date de paiement : date à laquelle le paiement est effectué.

• État du paiement : indique l'état du paiement et sera mis à jour au fur et à mesure que les ordres seront exécutés selon la date de paiement

• Tentatives:indique le nombre de tentatives de paiement. Jusqu'à 3 tentatives automatiques de paiement seront effectuées. Si ce sont des tentatives échouées, lorsque la troisième arrive, une nouvelle icône apparaîtra dans « actions » pour réessayer le paiement.

• Dans la colonne actions, nous verrons :

Considérations finales :

• Modification de réservation: modification depuis le BO ou en tant que client depuis la réservation, les paiements futurs en attente sont annulés, les cas sont :

• Changement de check-in ou check-out

• Changement d'inventaire

• Changement de montant

• Changement de la caution

• Changement dans les extras

• Annulations :lorsqu'il y a une annulation, la colonne de l'état de la réservation est mise à jour, et l'état des ordres de paiement qui n'ont pas été exécutés passe à l'état Annulé. Par ailleurs, les ordres de paiement effectués pour des réservations annulées restent à l'état paiement ok.  

• • Emails :
  • Une fois les 3 tentatives automatiques de paiement effectuées et échouées, un e-mail est envoyé avec l'objet :Automatic Payment Failure - {ticker_motor}, Mxxxxxxx | Pxxxxxxx 
  • Pour les réservations modifiées ou annulées, l'e-mail envoyé a pour objet :Automatic Payment Cancelled - {ticker_motor}, Mxxxxxxx | Pxxxxxxx 
  • L'e-mail est envoyé aux destinataires de la confirmation de réservation
  • Section « Effectuer un paiement / remboursement » de « Voir la réservation » :au moment où un ordre de paiement est exécuté, celui-ci apparaîtra dans la section de la liste des transactions du « voir le détail » de la réservation. De là, il sera possible de continuer à effectuer des frais et des remboursements.
  • Dans les cas où il y a un « M » avec plusieurs « P » et que la date de paiement estimée coïncide, les ordres de paiement serontregroupés et un seul ordre sera émis.

Dans cette liste, nous trouvons toutes les informations relatives aux ordres de paiement qui sont générés.