Cómo configurar las políticas de cancelación avanzada: MANUAL COMPLETO

En el presente manual detallamos los pasos para configurar las políticas de cancelación avanzada desde el panel de control de Witbooking. 

1) Crear nuevas políticas de cancelación desde Configuración > Políticas de cancelación > Crear nuevo y configurar los siguientes campos:

Activo: Determinará si la política de cancelación está habilitada.

Identificador: Se trata de un identificador interno que no aparecerá en ninguna área pública del frontal. Es importante que el identificador no coincida con el ID de elementos configurados en otros gestores como (alojamientos, condiciones, promociones o extras).

Fecha inicio / fin(opcional): Permitirá definir una fecha de inicio / fin de la política. Para configurar políticas concretas en determinados periodos puedes consultar el siguiente manual.

Traducciones(opcional): Permitirá definir un texto específico y adicional al texto que aparece en las condiciones de cancelación y que se define en Inventario > Definir inventario > Condiciones.

Penalizaciones: Permitirá definir las penalizaciones según el release de cancelación. 

Para definir las penalizaciones se deberán crear tantas entradas como penalizaciones según release existan. Los campos a configurar en la edición de penalizaciones son los siguientes: 

Cancelar online: Determina si la política de cancelación es cancelable por el usuario desde el frontal de reservas.

Inicio del periodo de penalización: 

• Primer campo: Determina el número de días antes del check-in a partir del cual empezará a aplicarse la penalización.
• Segundo campo: Determina la hora a partir de la cual empezará a aplicarse la penalización.
• Tercer campo: Determina el huso horario. Configurar el huso horario correspondiente a la ubicación del establecimiento para que se apliquen las políticas según la hora local en cada caso.
  
  

Fin del periodo de penalización:

• Sin límite. Para políticas que no tienen distintos periodos, siempre tienen la misma penalización, como por ejemplo tarifas No reembolsables que la penalización sea siempre el 100% de la reserva.
• Con límite:
  • Primer campo: Determina el número de días antes del check-in a partir del cual dejará de aplicarse la penalización.
  • Segundo campo: Determina la hora a partir de la cual dejará de aplicarse la penalización.
  • Tercer campo: Determina el huso horario. Configurar el huso horario correspondiente a la ubicación del establecimiento para que se apliquen las políticas según la hora local en cada caso.
    
    
• Tipo de penalización: Permite definir el tipo de penalización, pudiendo elegir entre cobrar un porcentaje, una cantidad fija o la primera noche.
  
  
• Cantidad: Determina el valor de la penalización ya sea en porcentaje o en cantidad fija en el campo anterior.
  
  

2) Una vez creadas las políticas de cancelación, se deberá acceder a Inventario > Definir inventario > Condiciones y vincular cada tarifa con al menos una política de cancelación que hayamos definido en el punto anterior.

3) Dirigirse a Configuración > Comportamiento y habilitar el campo de Mostrar elementos > Fecha límite para cancelación online. 

IMPORTANTE: El orden de aplicación de políticas respeta el orden del listado, por lo tanto las políticas con fechas específicas deben posicionarse encima de las políticas sin rango de fechas.

CASOS PRÁCTICOS (ejemplos)

En este ejemplo detallamos como configurar las políticas de cancelación avanzadas para un establecimiento que ofrece las siguientes condiciones:

1. Tarifa No Reembolsable --> Penalización 100% en caso de cancelación anticipada.
   
   
2. Tarifa Cancelación Gratuita hasta las 18h del día de check in --> Sin penalización desde el momento de realizar la reserva hasta las 18h del día de check in, penalización del importe de la primera noche en caso de cancelar pasadas las 18h del día del check in.
   
   
3. Cancelación Flexible fechas concretas (varios rangos de penalización): Del 01 Agosto al 30 septiembre, cancelación gratuita hasta 14 días antes del check in, penalización del 50% de la reserva si se cancela hasta 7 días antes del check in, penalización del 75% si se cancela desde 7 días hasta el día del check in a las 15 h, y penalización del 100% si se cancela el mismo día del check in pasadas las 15h (hora local del establecimiento).

CASO 1: Tarifa No Reembolsable: 

1) Crear una nueva política de cancelación o utilizar la tarifa NoReembolsable que ya ha sido pre-creada. 

2) Los campos específicos de la penalización serán los siguientes: 

3) Dirigirse a Inventario > Definir inventario > Condiciones y vincular la tarifa no reembolsable con la política de cancelación correspondiente.

En el Frontal del motor se visualizará de la siguiente forma:

CASO 2: Tarifa Cancelación Gratuita hasta las 18 h del día de check in: 

1) Crear una nueva política de cancelación o utilizar la tarifa CancelaciónGratuita que ya ha sido pre-creada. 

2) Los campos específicos de la penalización serán los siguientes: 

Se deberá configurar de la siguiente forma:

 Rango Penalización 1: 

• Cancelar online: Check activo (si se quiere permitir al huésped poder cancelar de forma online), en caso contrario, dejar desmarcado.
• Inicio del periodo de penalización: Sin límite
• Fin del periodo de penalización: Mismo día del checkin / 18:00 / (GMT+01:00) Madrid).
• Tipo: Porcentaje
• Cantidad: 0

Rango Penalización 2: 

• Cancelar online: Check activo (si se quiere permitir al huésped poder cancelar de forma online), en caso contrario, dejar desmarcado.
• Inicio del periodo de penalización: Mismo día del checkin / 18:00 / (GMT+01:00) Madrid). 
• Fin del periodo de penalización: Sin límite
• Tipo: Primera noche

En el Frontal del motor se visualizará de la siguiente forma:

CASO 3: Cancelación Flexible fechas concretas (varios rangos de penalización):

1) Crear una nueva política de cancelación.
2) En Fecha de inicio y Fecha de fin, seleccionar en el calendario las fechas que correspondan.

2) Los campos específicos de la penalización serán los siguientes: 

Rango Penalización 1: 

• Cancelar online: Check activo (si se quiere permitir al huésped poder cancelar de forma online), en caso contrario, dejar desmarcado.
• Inicio del periodo de penalización: Sin límite
• Fin del periodo de penalización: 14 días antes de checkin
• Tipo: Porcentaje
• Cantidad: 0
  
  

Rango Penalización 2: 

• Cancelar online: Check activo (si se quiere permitir al huésped poder cancelar de forma online), en caso contrario, dejar desmarcado.
• Inicio del periodo de penalización: 14 días antes de checkin 
• Fin del periodo de penalización: 7 días antes checkin 
• Tipo: Porcentaje
• Cantidad: 50

Rango Penalización 3: 

• Cancelar online: Check activo (si se quiere permitir al huésped poder cancelar de forma online), en caso contrario, dejar desmarcado.
• Inicio del periodo de penalización: 7 días antes checkin
• Fin del periodo de penalización: Mismo día del checkin / 15:00 / (GMT+01:00) Madrid).
• Tipo: Porcentaje
• Cantidad: 75

Rango Penalización 4: 

• Cancelar online: Check activo (si se quiere permitir al huésped poder cancelar de forma online), en caso contrario, dejar desmarcado.
• Inicio del periodo de penalización: Mismo día del checkin / 15:00 / (GMT+01:00) Madrid). 
• Fin del periodo de penalización: Mismo día del checkin / 23:59 / (GMT+01:00) Madrid).
• Tipo: Porcentaje
• Cantidad: 100

3) Dirigirse a Inventario > Definir inventario > Condiciones y vincular la tarifa cancelación gratuita con la política de cancelación correspondiente.

En el Frontal del motor se visualizará de la siguiente forma:

NOTA: Para habilitar la funcionalidad en el frontal se deberá acceder a Configuración > Comportamiento y verificar que el campo de Mostrar Elementos > Fecha límite para cancelación online