Comment configurer les politiques d'annulation avancées : MANUEL COMPLET

Dans ce manuel, nous détaillons les étapes pour configurer les politiques d'annulation avancées depuis le panneau de contrôle de Witbooking. 

1) Créer de nouvelles politiques d'annulation depuis Configuration > Politiques d'annulation > Créer nouveau et configurer les champs suivants :

Actif : Détermine si la politique d'annulation est activée.

Identifiant : Il s'agit d'un identifiant interne qui n'apparaîtra dans aucune zone publique du frontal. Il est important que l'identifiant ne corresponde pas à l'ID d'éléments configurés dans d'autres gestionnaires comme (hébergements, conditions, promotions ou extras).

Date de début / fin(facultatif) : Permet de définir une date de début / fin pour la politique. Pour configurer des politiques spécifiques sur certaines périodes, vous pouvez consulter le manuel suivant manuel.

Traductions(facultatif) : Permet de définir un texte spécifique et supplémentaire au texte qui apparaît dans les conditions d'annulation et qui est défini dans Inventaire > Définir inventaire > Conditions.

Pénalités : Permet de définir les pénalités selon le délai d'annulation. 

Pour définir les pénalités, il faudra créer autant d'entrées qu'il existe de pénalités selon le délai. Les champs à configurer lors de la modification des pénalités sont les suivants : 

Annuler en ligne : Détermine si la politique d'annulation peut être annulée par l'utilisateur depuis le frontal de réservation.

Début de la période de pénalité : 

• Premier champ : Détermine le nombre de jours avant l'arrivée à partir duquel la pénalité commencera à s'appliquer.
• Deuxième champ : Détermine l'heure à partir de laquelle la pénalité commencera à s'appliquer.
• Troisième champ : Détermine le fuseau horaire. Configurez le fuseau horaire correspondant à l'emplacement de l'établissement pour que les politiques s'appliquent selon l'heure locale dans chaque cas.
  
  

Fin de la période de pénalité :

• Sans limite. Pour les politiques qui n'ont pas de périodes distinctes, la pénalité est toujours la même, comme par exemple pour les tarifs Non remboursables où la pénalité est toujours de 100% de la réservation.
• Avec limite :
  • Premier champ : Détermine le nombre de jours avant l'arrivée à partir duquel la pénalité cessera de s'appliquer.
  • Deuxième champ : Détermine l'heure à partir de laquelle la pénalité cessera de s'appliquer.
  • Troisième champ : Détermine le fuseau horaire. Configurez le fuseau horaire correspondant à l'emplacement de l'établissement pour que les politiques s'appliquent selon l'heure locale dans chaque cas.
    
    
• Type de pénalité : Permet de définir le type de pénalité, en pouvant choisir entre facturer un pourcentage, un montant fixe ou la première nuit.
  
  
• Montant : Détermine la valeur de la pénalité, que ce soit en pourcentage ou en montant fixe dans le champ précédent.
  
  

2) Une fois les politiques d'annulation créées, il faudra accéder à Inventaire > Définir inventaire > Conditions et lier chaque tarif à au moins une politique d'annulation que nous avons définie au point précédent.

3) Dirigez-vous vers Configuration > Comportement et activez le champ Afficher les éléments > Date limite d'annulation en ligne. 

IMPORTANT : L'ordre d'application des politiques respecte l'ordre de la liste, par conséquent les politiques avec des dates spécifiques doivent être positionnées au-dessus des politiques sans plage de dates.

CAS PRATIQUES (exemples)

Dans cet exemple, nous détaillons comment configurer les politiques d'annulation avancées pour un établissement qui offre les conditions suivantes :

1. Tarif Non remboursable --> Pénalité de 100% en cas d'annulation anticipée.
   
   
2. Tarif Annulation gratuite jusqu'à 18h le jour de l'arrivée --> Pas de pénalité du moment où la réservation est effectuée jusqu'à 18h le jour de l'arrivée, pénalité du montant de la première nuit en cas d'annulation après 18h le jour de l'arrivée.
   
   
3. Annulation flexible dates spécifiques (plusieurs plages de pénalité) : Du 01 août au 30 septembre, annulation gratuite jusqu'à 14 jours avant l'arrivée, pénalité de 50% de la réservation si annulation jusqu'à 7 jours avant l'arrivée, pénalité de 75% si annulation de 7 jours jusqu'au jour de l'arrivée à 15h, et pénalité de 100% si annulation le jour même de l'arrivée après 15h (heure locale de l'établissement).

CAS 1 : Tarif Non remboursable : 

1) Créer une nouvelle politique d'annulation ou utiliser le tarif NonRemboursable qui a déjà été pré-créé. 

2) Les champs spécifiques de la pénalité seront les suivants : 

3) Dirigez-vous vers Inventaire > Définir inventaire > Conditions et liez le tarif non remboursable à la politique d'annulation correspondante.

Sur le frontal du moteur, cela s'affichera de la manière suivante :

CAS 2 : Tarif Annulation Gratuite jusqu'à 18 h le jour de l'arrivée : 

1) Créer une nouvelle politique d'annulation ou utiliser le tarif AnnulationGratuite qui a déjà été pré-créé. 

2) Les champs spécifiques de la pénalité seront les suivants : 

Il faudra le configurer de la manière suivante :

 Plage Pénalité 1 : 

• Annuler en ligne : Case cochée (si vous souhaitez permettre au client d'annuler en ligne), sinon, laisser décoché.
• Début de la période de pénalité : Sans limite
• Fin de la période de pénalité : Même jour de l'arrivée / 18:00 / (GMT+01:00) Madrid).
• Type : Pourcentage
• Montant : 0

Plage Pénalité 2 : 

• Annuler en ligne : Case cochée (si vous souhaitez permettre au client d'annuler en ligne), sinon, laisser décoché.
• Début de la période de pénalité : Même jour de l'arrivée / 18:00 / (GMT+01:00) Madrid). 
• Fin de la période de pénalité : Sans limite
• Type : Première nuit

Sur le frontal du moteur, cela s'affichera de la manière suivante :

CAS 3 : Annulation flexible dates spécifiques (plusieurs plages de pénalité) :

1) Créer une nouvelle politique d'annulation.
2) Dans Date de début et Date de fin, sélectionner dans le calendrier les dates correspondantes.

2) Les champs spécifiques de la pénalité seront les suivants : 

Plage Pénalité 1 : 

• Annuler en ligne : Case cochée (si vous souhaitez permettre au client d'annuler en ligne), sinon, laisser décoché.
• Début de la période de pénalité : Sans limite
• Fin de la période de pénalité : 14 jours avant l'arrivée
• Type : Pourcentage
• Montant : 0
  
  

Plage Pénalité 2 : 

• Annuler en ligne : Case cochée (si vous souhaitez permettre au client d'annuler en ligne), sinon, laisser décoché.
• Début de la période de pénalité : 14 jours avant l'arrivée 
• Fin de la période de pénalité : 7 jours avant l'arrivée 
• Type : Pourcentage
• Montant : 50

Plage Pénalité 3 : 

• Annuler en ligne : Case cochée (si vous souhaitez permettre au client d'annuler en ligne), sinon, laisser décoché.
• Début de la période de pénalité : 7 jours avant l'arrivée
• Fin de la période de pénalité : Même jour de l'arrivée / 15:00 / (GMT+01:00) Madrid).
• Type : Pourcentage
• Montant : 75

Plage Pénalité 4 : 

• Annuler en ligne : Case cochée (si vous souhaitez permettre au client d'annuler en ligne), sinon, laisser décoché.
• Début de la période de pénalité : Même jour de l'arrivée / 15:00 / (GMT+01:00) Madrid). 
• Fin de la période de pénalité : Même jour de l'arrivée / 23:59 / (GMT+01:00) Madrid).
• Type : Pourcentage
• Montant : 100

3) Dirigez-vous vers Inventaire > Définir inventaire > Conditions et liez le tarif annulation gratuite à la politique d'annulation correspondante.

Sur le frontal du moteur, cela s'affichera de la manière suivante :

NOTE : Pour activer la fonctionnalité sur le frontal, vous devrez accéder à Configuration > Comportement et vérifier que le champ Afficher Éléments > Date limite pour annulation en ligne