Gestion de groupes : Réservations de groupe sur le moteur de réservation

Quel est le Module de Groupes?

Le Module de Groupes permet aux hôtels d'offrir des réservations pour de grands groupes de clients, même lorsqu'il n'y a pas une seule chambre pouvant accueillir l'occupation totale. Cette fonctionnalité vise à maximiser la conversion sur le moteur de réservation, permettant de répartir les clients dans plusieurs chambres selon la disponibilité et la configuration.

Que permet cette fonctionnalité?

Avec ce développement vous pourrez :

• Permettre les réservations de groupe directement depuis le moteur de réservation.

• Configurer le nombre minimum et maximum de clients pour que l'option de réservation en tant que groupe soit activée.

• Définir un nombre maximum d'hébergements pour ces réservations (optionnel mais recommandé).

• Offrir des combinaisons de chambres adaptées au nombre total de personnes même s'il n'y a pas d'option directe dans l'inventaire.

Exemple : un client peut réserver pour 10 adultes même s'il n'y a pas de chambre pour 10, et le moteur proposera une combinaison telle que 4 doubles + 1 simple.

Configuration dans le Back Office (BO)

Pour activer et configurer le Module de Groupes :

1. Allez au menu :
   Gestionnaire de Configuration > Comportement > Configuration de la liste des résultats.

2. Activez la case à cocher « Module de Groupes» (désactivé par défaut).

3. Configurez les paramètres suivants :

   • Nombre minimum de clients (obligatoire): à partir de combien de clients une réservation est considérée comme un groupe.

   • Nombre maximum de clients (obligatoire): jusqu'à combien de clients une réservation de groupe peut être faite.

   • Nombre maximum d'hébergements (optionnel): si ce champ n'est pas configuré, le nombre de chambres ne sera pas limité, mais il est recommandé d'en définir une.

Comment cela fonctionne-t-il sur le moteur de réservation (front)?

a) Activation visuelle

Lorsque le module est actif, un message apparaît sur le formulaire de réservation :

Plus de X personnes ? Réservez en groupe
(X = nombre minimum configuré dans le BO))

b) Sélection de l'occupation

• Le client peut sélectionner le nombre d'adultes, de enfants et le nombre d'hébergements désiré.

• Le moteur proposera automatiquement la meilleure combinaison possible de chambres disponibles.

c) Modalité de recommandation

Lors de la recherche :

• Le système affichera l'option la plus économique disponible.

• S'il n'y a pas de combinaison exacte, il proposera la plus proche (toujours dans les limites configurées).

• Exemple de recommandation :

  • 4 x Chambre double (2 adultes)

  • 1 x Chambre individuelle (1 adulte)

  • Le prix total inclut les extras obligatoires mais pas les taxes.

  • Les réductions applicables sont calculées directement sur le prix affiché.

d) Écran de configuration des hébergements

Depuis cet écran, le client peut :

• Changer de tarif ou de pension(les incompatibilités sont signalées).

• Ajouter ou supprimer des extras par hébergement.

• Modifier/supprimer des hébergements ou en ajouter d'autres, en respectant les limites de clients et de chambres.

• Voir le prix total (avec réductions  et extras obligatoires).

Note : Sur cet écran, les taxes ne sont pas encore affichées.

Si le client diminue le nombre de clients par rapport à la recherche initiale, il est possible de continuer. S'il tente d'augmenter le nombre au-delà de ce qui est configuré, le système l'en empêchera.

L'option "Book and Join" s'affichera également si le moteur l'a activée.

e) Processus de réservation

Après avoir confirmé la répartition des hébergements, le client clique sur "RÉSERVER", il est redirigé vers la page de paiement, qui fonctionne comme dans le flux habituel.

Considérations supplémentaires

• Programme de fidélité (Loyalty):

  • Opt-out : La réduction s'applique automatiquement et la case à cocher est pré-cochée.

  • Opt-in : La case à cocher est disponible pour que le client l'active manuellement.

• Réductions: Elles s'appliquent normalement, comme pour le reste du moteur.

• Filtre par âge: Pour l'instant, il ne s'applique pas aux réservations de groupe.

• Taxes: Elles ne sont affichées que sur l'écran final de paiement.

• Identification des réservations: Les réservations effectuées via le module auront le tag group_module.

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