Module de groupes

Ce développement permet d'effectuer des réservations pour des groupes. L'hôtel pourra configurer le nombre minimum et maximum d'hôtes, ainsi que le nombre maximum d'hébergements disponibles pouvant être inclus dans une réservation de ce type.

En tant qu'hôtelier, je veux pouvoir créer une réservation pour un groupe d'hôtes (par exemple, 10 adultes) même lorsqu'aucune ligne d'inventaire ne permet d'héberger tout le groupe dans une seule unité d'hébergement.

Pour activer ce module, il faut en faire la demande au service Support, et une fois activé, le module apparaîtra dans une section sous : Configuration -> Comportement -> Configuration de la liste des résultats

Nous trouverons 3 sections :

1. Nombre minimum d'hôtes (obligatoire) = pour configurer le minimum d'hôtes à partir duquel une réservation de groupe est autorisée.

2. Nombre maximum d'hôtes (obligatoire) = pour configurer le maximum d'hôtes autorisés pour une réservation de groupe.

3. Nombre maximum d'hébergements (optionnel) = il est possible de configurer un nombre maximum d'hébergements que l'hôtel souhaite proposer à la réservation. Si le champ n'a pas été rempli, il peut être laissé vide et il n'y a alors pas de maximum (il est recommandé de définir un nombre maximum d'hébergements à réserver).

Dans le cas où vous souhaiteriez définir une politique d'annulation spéciale pour les réservations de groupe, vous trouverez une section sous la configuration des hôtes et des hébergements, intitulée "Tranches de politiques d'annulation". 

Nous pourrons configurer autant de tranches que souhaité et, pour chacune d'elles, nous devrons configurer le nombre minimum d'hébergements à partir duquel la politique s'appliquera, ainsi que la politique correspondante :

*Important : il n'est pas nécessaire de lier la politique créée pour les groupes à une condition. Il suffit de créer la politique et de la sélectionner dans la tranche correspondante.

Une fois le module de groupes activé depuis le Back Office, vous verrez apparaître ce qui suit sur le devant du moteur lors de l'ouverture du formulaire de réservation :

Nous choisirons le nombre d'hôtes et d'hébergements souhaités pour notre réservation et une fenêtre contextuelle apparaîtra avec la recommandation du moteur. Il propose l'option la plus économique qui correspond à la recherche.

Une fois que nous cliquons sur "continuer", nous sommes dirigés vers un autre écran où nous pouvons modifier la recommandation initiale : changer de tarif, de formule de pension, de chambres, ajouter des extras et même ajouter plus de chambres, mais toujours en tenant compte de ce qui a été configuré dans le Back Office.

Une fois la configuration des hébergements terminée, nous cliquons sur RÉSERVER et nous sommes redirigés vers l'écran de paiement, qui fonctionne comme pour les réservations individuelles.

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Qu’est-ce que le Module de Groupes?

Le Module de Groupes permet aux hôtels de proposer des réservations pour de grands groupes d'hôtes, même lorsqu'il n'existe pas d'hébergement unique pouvant accueillir l'occupation totale. Cette fonctionnalité vise à maximiser la conversion dans le moteur de réservations, en permettant de répartir les hôtes sur plusieurs chambres en fonction de la disponibilité et de la configuration.

Qu’est-ce que permet cette fonctionnalité?

Avec ce développement, vous pourrez :

• Activer les réservations de groupe directement depuis le moteur de réservation.

• Configurer le nombre minimum et maximum d'hôtes pour que l'option de réservation en tant que groupe soit activée.

• Définir un nombre maximum d'hébergements pour ces réservations (optionnel mais recommandé).

• Proposer des combinaisons de chambres adaptées au nombre total de personnes même s'il n'existe pas d'option directe dans l'inventaire.

Exemple : un client peut réserver pour 10 adultes même s'il n'y a pas de chambre pour 10, et le moteur proposera une combinaison comme 4 doubles + 1 individuelle.

Configuration dans le Back Office (BO)

Pour activer et configurer le Module de Groupes :

1. Allez dans le menu :
   Gestionnaire de Configuration > Comportement > Configuration de la liste des résultats.

2. Activez la case "Module de Groupes" (désactivé par défaut).

3. Configurez les paramètres suivants :

   • Nombre minimum d'hôtes (obligatoire): à partir de combien d'hôtes une réservation est considérée comme groupale.

   • Nombre maximum d'hôtes (obligatoire): jusqu'à combien d'hôtes peut aller une réservation groupale.

   • Nombre maximum d'hébergements (optionnel): si aucune configuration n'est faite, le nombre d'hébergements ne sera pas limité, mais il est recommandé d'en fixer une limite.

Comment cela fonctionne-t-il sur le moteur de réservation (front) ?

a) Activation visuelle

Lorsque le module est actif, un message apparaîtra sur le formulaire de réservation :

Plus de X personnes ? Réservez en groupe
X = nombre minimum configuré dans le BO

b) Sélection de l'occupation

• L'utilisateur pourra sélectionner le nombre d'adultes, d'enfants et le nombre d'hébergements souhaités.

• Le moteur proposera automatiquement la meilleure combinaison possible de chambres disponibles.

c) Fenêtre de recommandation

Lors de la recherche :

• Le système affichera l'option la plus économique disponible.

• S'il n'existe pas de combinaison exacte, il proposera la plus proche (toujours dans les limites configurées).

• Exemple de recommandation :

  • 4 x Double (2 adultes)

  • 1 x Simple (1 adulte)

  • Le  prix total inclut les extras obligatoires mais n'inclut pas les taxes.

  • Les réductions applicables sont calculées directement dans le prix affiché.

d) Écran de configuration des hébergements

D'ici, le client peut :

• Changer de tarif ou de formule (les incompatibilités sont signalées).

• Ajouter ou supprimer des extras par hébergement.

• Modifier/supprimer des hébergements ou en ajouter d'autres, en respectant les limites d'hôtes et de chambres.

• Voir le prix total (avec réductions et extras obligatoires).

Note : Sur cet écran, les taxes ne sont pas encore affichées.

Si le client réduit le nombre d'hôtes par rapport à la recherche initiale, il est possible de continuer. S'il tente d'augmenter le nombre au-delà de ce qui a été configuré, le système l'en empêchera.

L'option "Book and Join" apparaîtra également si le moteur l'a activée.

e) Processus de réservation

Après avoir confirmé la répartition des hébergements, le client clique sur "RÉSERVER", étant redirigé vers l'écran de paiement, qui fonctionne comme dans le flux habituel.

Considérations supplémentaires

• Programme de fidélisation (Loyalty) :

  • Opt-out : La réduction s'applique automatiquement et la case apparaît cochée.

  • Opt-in : La case est disponible pour que le client puisse la cocher manuellement.

• Réductions: Elles s'appliquent normalement, comme dans le reste du moteur.

• Filtre par âges: Pour le moment, il ne s'applique pas aux réservations groupales.

• Taxes: Elles ne s'affichent que sur l'écran final de paiement.

• Identification des réservations: Les réservations effectuées via le module porteront le tag group_module.