Módulo de grupos

Con este desarrollo se habilita la realización de reservas para grupos. El hotel podrá configurar el número mínimo y máximo de huéspedes, así como el máximo de alojamientos disponibles que pueden incluirse en una reserva de este tipo.

Como hotelero, quiero ofrecer la posibilidad de crear una reserva para un grupo de huéspedes (por ejemplo, 10 adultos) incluso cuando ninguna línea de inventario permite alojar a todo el grupo en una sola unidad de alojamiento.

Para activar este módulo hay que solicitarlo al departamento de Soporte, y una vez activado aparecerá el módulo en una sección dentro de: Configuración -> Comportamiento -> Configuración del Listado de Resultados

Encontraremos 3 apartados:

1. Número mínimo de huéspedes (obligatorio) = para configurar el mínimo de huéspedes a partir del cual se permite una reserva de grupo.

2. Número máximo de huéspedes (obligatorio) = para configurar el máximo de huéspedes que se permite hacer una reserva de grupo.

3. Número máximo de alojamientos (opcional) = se puede configurar un número máximo de alojamientos que el hotel quiera que se pueda reservar. Si no se ha rellenado el campo, se puede dejar en blanco y entonces no hay máximo (es recomendable poner un máximo de alojamientos a reservar).

En el caso de querer poner una política de cancelación especial para las reservas de grupo, encontraremos un apartado debajo de la configuración de los huéspedes y alojamientos, que se llama “Tramos de políticas de cancelación”. 

Podremos configurar los tramos que queramos y en cada uno de ellos tendremos que configurar el mínimo de alojamientos a partir del cual se aplicará la política, y qué política será la correspondiente:

*Importante: no hace falta vincular la política creada para grupos a una condición. Sino que simplemente se crea la política y se escoge en el tramo correspondiente.

Una vez hemos activado módulo de grupos des del Back Office, veremos que en el frontal del motor aparece lo siguiente cuando abrimos el booking form:

Escogeremos el número de huéspedes y alojamientos que queremos para nuestra reserva y aparecerá un modal con la recomendación que nos hace el motor. Nos ofrece la opción más económica que encaje con la búsqueda.

Una vez clicamos “continuar” nos lleva a otra pantalla donde podemos editar la recomendación inicial: cambiar tarifa, pensión, habitaciones, añadir extras e incluso podemos añadir más habitaciones, pero siempre bajo la consideración de lo que se haya configurado en el Back Office.

Una vez hemos acabado de configurar los alojamientos, clicamos en RESERVA y nos redirige a la pantalla de checkout, que funciona igual que con las reservas individuales.

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¿Qué es el Módulo de Grupos?

El Módulo de Grupos permite a los hoteles ofrecer reservas para grandes grupos de huéspedes, incluso cuando no exista una única habitación que soporte la ocupación total. Esta funcionalidad busca maximizar la conversión en el motor de reservas, permitiendo distribuir a los huéspedes en varias habitaciones según disponibilidad y configuración.

¿Qué permite esta funcionalidad?

Con este desarrollo podrás:

• Habilitar reservas grupales directamente desde el motor de reservas.

• Configurar el mínimo y máximo de huéspedes para que se active la opción de reserva como grupo.

• Establecer un número máximo de alojamientos para estas reservas (opcional pero recomendado).

• Ofrecer combinaciones de habitaciones ajustadas al número total de personas aunque no exista una opción directa en el inventario.

Ejemplo: un cliente puede reservar para 10 adultos aunque no haya una habitación para 10, y el motor propondrá una combinación como 4 dobles + 1 individual.

Configuración en el Back Office (BO)

Para activar y configurar el Módulo de Grupos:

1. Ve al menú:
   Gestor de Configuración > Comportamiento > Configuración del Listado de Resultados.

2. Activa el check “Módulo de Grupos” (desactivado por defecto).

3. Configura los siguientes parámetros:

   • Número mínimo de huéspedes (obligatorio): desde cuántos huéspedes se considera una reserva grupal.

   • Número máximo de huéspedes (obligatorio): hasta cuántos huéspedes se puede hacer una reserva grupal.

   • Número máximo de alojamientos (opcional): si no se configura, no se limitará el número de habitaciones, pero se recomienda establecer un límite.

¿Cómo funciona en el motor de reservas (front)?

a) Activación visual

Cuando el módulo está activo, aparecerá un mensaje en el formulario de reserva:

¿Más de X personas? Reserva como grupo
(X = número mínimo configurado en BO)

b) Selección de ocupación

• El usuario podrá seleccionar adultos, niños y número de alojamientos deseado.

• El motor propondrá automáticamente la mejor combinación posible de habitaciones disponibles.

c) Modal de recomendación

Al hacer la búsqueda:

• El sistema mostrará la opción más económica disponible.

• Si no existe una combinación exacta, ofrecerá la más próxima (siempre dentro de los límites configurados).

• Ejemplo de recomendación:

  • 4 x Doble (2 adultos)

  • 1 x Individual (1 adulto)

  • Precio total incluye extras obligatorios pero no incluye tasas.

  • Los descuentos aplicables se calculan directamente en el precio mostrado.

d) Pantalla de configuración de alojamientos

Desde aquí el cliente puede:

• Cambiar tarifa o pensión (se notifican incompatibilidades).

• Añadir o eliminar extras por alojamiento.

• Editar/eliminar alojamientos o añadir más, respetando los límites de huéspedes y habitaciones.

• Ver el precio total (con descuentos y extras obligatorios).

Nota: En esta pantalla todavía no se muestran las tasas.

Si el cliente reduce el número de huéspedes respecto a la búsqueda original, se permite continuar. Si intenta aumentar el número más allá de lo configurado, el sistema lo impedirá.

También aparecerá la opción "Book and Join" si el motor la tiene activa.

e) Proceso de reserva

Tras confirmar la distribución de alojamientos, el cliente hace clic en "RESERVA", siendo redirigido a la pantalla de checkout, que funciona como en el flujo habitual.

Consideraciones adicionales

• Programa de fidelización (Loyalty):

  • Opt-out: Descuento se aplica automáticamente y el check aparece marcado.

  • Opt-in: El check está disponible para que el cliente lo active manualmente.

• Descuentos: Se aplican normalmente, como en el resto del motor.

• Filtro por edades: De momento, no se aplica en reservas grupales.

• Tasas: Solo se muestran en la pantalla final de checkout.

• Identificación de reservas: Las reservas hechas mediante el módulo tendrán el tag group_module.